前回に引き続き進捗管理のやり方をご説明します。今回は進捗管理を行なう時期と体制についてお話します。

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行なう時期の結論からお話しすると、毎月行なうことが望ましいと思われます。
理由として、行なった業務に関して、部下は上司に対して報告の義務があり、上司は部下の進捗状況を把握する必要があります。 ところが上司も管理だけを行なっているのではなく、プレーヤーとして業務をこなしています。忙しい上司をみて部下も報告しづらい場合があったり、上司も忙しさを理由に普段の部下の状況を十分把握できない場合があったりします。
そのような状況にならないためにも、最低月１回の進捗状況の報告会は行なうべきです。

上司と部下のコミュニケーションは日ごろからとる必要がありますが、チーム内で情報を共有したほうが良い場合は、他の人の進捗報告を聞く事により、互いの認識が高まります。
業務での問題を抱えている場合などは、それに対する助言を、上司や他のメンバーからもらえることがメリットです。さらには進捗状況を明らかにすることにより、ずるずると慢性的に遅れるスケジュールを、早い段階で食い止めることが可能となります。
そのような意味からも、最低１ヶ月に１回は進捗管理を行なう必要があるのです。

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次に体制についてお話します。

組織の人数が多い場合は、４〜５人程度のチームや係をひとつの単位として、その責任者がまずは月度の進捗会議を行ないます。その結果を上位階層である課の会議で発表します。

同じようにして課の責任者は部門会議に出席して、課の月度の報告を行ないます。ボトムアップの報告体制です。
企業の規模の大小にかかわらず、やり方は同じです。

これには以下の効果があります。
毎月定期的に状況把握を行なうことは、上司が部下の評価を行なう際に役立ちます。
目標を達成するための過程を日ごろ監視することは、評価の上でも非常に重要なことです。なぜならば、最近の評価制度においては、結果だけを見るのではなく、達成するまでの過程も重視する傾向にあります。

このことからも毎月の進捗状況をしっかり把握する意味があります。