私たちクリエイションでは、先日、かねてより計画していたキャビネットの移動を行いました。キャビネットを移動する目的は、使う人の近くに移動することによって、書類を取りに行く手間を省くことでした。

　キャビネットを移動することに先立ち、古い資料を根こそぎ整理しました。お陰でキャビネットがひとつ、すっかりと空になりました。

　以前ある企業の５Ｓ支援をしていた時のことですが、会社に資料が増えすぎて困るので、レンタル倉庫と契約をして、そこに資料を保管しようと、幹部の皆さんが話し合っていました。
　私が「いらない書籍や資料を捨てたら、空いたスペースを活用できるのではないですか？」と尋ねたところ、「いらない書籍や資料などない。だから捨てられない」と猛反発を受けたことがありました。
　私が「古い資料だと、どれくらい使われていないのですか？」と尋ねたところ、１０年近く前の資料が眠っている様子。それが今後使われる可能性はどのくらいかと聞くと、「絶対に使わないとは言えないが、使われるかどうかはわからない」とのことでした。

　結局はそこの社長の判断で、3年以上使われていない資料は捨てるという事になりました（法定保存期限がある書類は別ですよ）。その結果、棚が大幅に空き、レンタル倉庫との契約もしなくて済んだそうです。その後、捨てた資料が必要になって右往左往した、という話は聞いていません。

　余談ですが、世の中には「ナレムコの統計」というものがあります。
　それによると、作った文書が後日参照される確率は、作成から半年で10%、作成から1 年で1%になるそうです。

　どこかで線を引いて思い切って捨てること。それが新たなスペースを増やすことになるのです。